用Word自动生成目录

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如果Word文档中内容比较多,为了方便查看,就要设置目录了,如招投标文件编辑书籍等。但是手工录入目录,往往后面的正文内容稍有变化,前面目录所有的页码都得重新录入。Word为我们准备了自动生成目录的功能,不能自动生成目录,还可以在目录上直接按Ctrl,点击鼠标左键就可以打开目录所对应内容。下面我们就介绍怎么用word自动生成目录。

1. 插入页码要自动生成目录必须要有页码,有WORD插入页码大家都会,但是如果有目录,一般目录和正文的页码是分开设置,也就是目录和正文页面都是从1开始的,这种情况怎么设置呢。

我们先将光标放在正文的最前面,选择“布局”——“分隔符”, 选择其中“分节符”中的“下一页”。

用Word自动生成目录 第1张

这们就在正文前空出一页放置目录,而目录和正文是不同的节,利用这种方我们可以将封面、目录、正文分为三节,每一节都有独立的页码。封面页的页码是可以去掉而不影响其它的页码,只需选中目录页的页码,然后双击“设计菜单中的“链接到前一条页眉”工具,当“链接到前一条页眉”工具呈灰色显示时,删除封面页的页码即可。

用Word自动生成目录 第2张

2. 提取大纲。要自动生成目录,就可先提取大纲,让Word软件能知道那些内容要放到目录中。

点击“视图”菜单,从中选择“大纲视图”。

用Word自动生成目录 第3张

进入“大纲视图”后,在正文中选择我们要放到目录中的标题,根据标题级别选择“大纲”菜单中的“大纲级别”为“1级”、“2级”或“3级”等。

用Word自动生成目录 第4张

这里有个小技巧,如二级标题中一般包含“第几章”,我们可以按Ctrl+F,搜索“章”,然后根据搜索到的结果一个一个设置大纲级别。

用Word自动生成目录 第5张

大纲全部提取完成后,点击“视图”菜单中的“页面视图”,回到普通的页面视图中。

用Word自动生成目录 第6张

3. 生成目录。现在将光标放到我们事前预留的目录页中,选择“引用”菜单中的“目录”工具。

用Word自动生成目录 第7张

在出现的窗口中选择“自动目录1”。

用Word自动生成目录 第8张

系统将根据我们前面提取的大纲标题内容和页码,自动生成目录。

用Word自动生成目录 第9张

我们还可以选择前面窗口中的“自定义目录”,对目录的样式进行设置。

用Word自动生成目录 第10张

在弹出的“目录”窗口中可以设置“制表符前导符”等,还可以进入“选项”,对目录的级别进行选择。

用Word自动生成目录 第11张

进入“修改”,可以设置目录的样式。

用Word自动生成目录 第12张

选择“样式”窗口中的“修改”,可以对目录中文字字体、字号等进行修改。

用Word自动生成目录 第13张

所有内容都设置完成后,可在目录最上面选择“更新目录”,可对目录页码或整个目录进行更新。

用Word自动生成目录 第14张

如果修改正文内容导致页码发生变化或对大纲标题进行修改后,也可选择“更新目录”,对整个目录进行更新操作。

本文中我们只提取了二级标题进入目录,在现实工作中,有可能有三级或更多,不管有几级,只要在大纲视图中按级别提取标题,就可以自动生成到目录中。

标签: word目录怎么自动生成

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